ツール
テレワークやオンライン診療、オンラインスクールをスムーズに行う上でWeb会議システムは必須のツールと言えます。距離が離れているからこそ、相手と「顔を合わせて」しっかりとコミュニケーションを取る必要があるからです。
Web会議ツールには有料無料含めてさまざまありますが、最も手軽に導入できてコスパも抜群な「Zoom(ズーム)」について、今回は詳しく説明していきます。
そもそもZoomとは 無料でもかなり使える基本性能
Zoomを提供する株式会社ズームビデオコミュニケーションズは、カリフォルニア州サンノゼにて2011年に設立されました。サービスの提供開始は2013年1月で、同年5月には早くも利用者が100万人を突破し、その後も個人、法人問わず利用者は増え続けています。
2020年初頭に感染拡大した新型コロナウィルスの影響から在宅勤務、テレワークの必要性が増し、Web会議の需要が一気に高まりました。2019年末に最大1,000万人だった利用者が、2020年3月には一気に２億人にふくれあがったそうです。
ちなみに創設者のエリック・ヤン氏は、学生時代の遠距離恋愛の経験からこうしたサービスの必要性を痛感したそうです。Zoomの特長である「つながりやすさ」や「切れにくさ」も、根底に切実な愛があると知れば妙に納得できますね。
Zoomには、他の同種のサービスから秀でたいくつかの特色があります。まずはその点から１つずつ説明していきましょう。
Zoomの特長１ つながりやすくて切れにくい
Web会議に限らずこれまでのオンラインコミュニケーションでは、回線がすぐに切れたり繋がりにくかったり、といった難点がありました。全員が参加できるまでに時間がかかったり、接続が不安定な状態で話が前に進まず、円滑なコミュニケーションどころか、かえってストレスをためてしまうということが少なくありませんでした。
しかしZoomでは、独自の圧縮技術によって通信料を大幅に減らせるため(Skypeの約10分の1とも言われます)、狭帯域、低帯域でも安定した接続が可能になります。モバイル回線でも安定しており、スマートフォンやタブレットでも気軽に参加できるのが魅力の１つとなっています。
Zoomの特長2 高画質で高音質
上で述べた圧縮技術によりHDの音声、映像を使用可能で、画像はハイビジョンのように鮮明、音声もクリアで聞き取りやすく、伝えたいことをしっかりと伝えることができます。
本来対面でのコミュニケーションでは、あいずちやうなずき、表情などから多くの情報を読み取ることで円滑な意思疎通をはかります。Zoomでは、鮮明な画像と音声によって、離れた相手とでもそうした密なコミュニケーションを取ることができます。不鮮明な映像や聞き取りづらい音声でストレスを感じ会議に集中できない、そういったこともなくなります。
Zoomの特長3 操作が簡単
ビデオ会議というと設定や参加の手続きが面倒で準備に時間がかかるというイメージがありましたが、Zoomでは、主催者はミーディングIDを連絡するだけ、参加者はIDを入力するかURLをクリックするだけで会議に参加できてしまいます。
ボタンやメニューも必要最小限に抑えられ、この手のツールに慣れない方でも操作で戸惑うことはありません。
操作方法についてはこちらの記事をご参考ください。
Zoomの特長4 専用の機器がなくても利用できる
Zoomでは、Web会議を行うために専用の機器を購入する必要がありません。普段使いのPC、スマートフォン、タブレットなどにZoomアプリをインストールするだけで使用可能です。使用するそれらのデバイスにカメラやマイク、スピーカーが内蔵されていれば、周辺機器すらそろえる必要がありません。
ただし、内蔵機器の品質によってはZoom本来の高音質高画質の特性が発揮されない場合もありますので、その場合、またそれらの機器がデバイスに内蔵されていない場合は、それぞれ汎用品を接続することで、画質音質を格段に向上させることができます。周辺機器については後ほど説明します。
またZoomはデバイスだけでなく、Windows、MacOS、Android、iOSなど、あらゆるOSに対応可能なため、使う人を選びません。他社取引先などを相手にWebミーティングの必要が生じた場合など、気軽に勧められますし、操作も簡単なのでリテラシーの低い相手でも導入が容易です。
Zoomの特長5 無料版でもかなり使える
詳細については後述しますが、Zoomには「基本」「プロ」「ビジネス」「企業」の4つの料金プランがあり、金額はそれぞれ月額0円、2,000円、2700円、2700円となっています。無料版でもグループミーティングが1回40分まで可能ですので、まず無料版で使用感を試した後、必要があればアップグレードするという使い方で問題ないでしょう。1対1のミーティングであれば無料版でも無制限に使用可能です。
ビジネスシーンで重宝するZoomの機能
Zoomが瞬く間に世界中で使われるようになった理由＝基本的な特長を前章で挙げましたが、ビジネス利用に関してもZoomは抜群の強みを発揮します。機能性やコスパを重視するIT企業の多くが日常的な社内外のミーティングにZoomを活用しているのも、その点を高く評価しているからです。
それでは続いて、ビジネスユースに際してのZoomの強みをいくつかご紹介します。Zoomを仕事で日常的に使う1人として、実感のこもった説明をしています。初めに箇条書きにすると以下の通りです。
１. ホスト以外ライセンスが不要 ２. 複数、多人数の会議でもスムーズ ３. 画面共有がとにかく便利
４. 自動保存機能で不参加メンバーのキャッチアップ
それでは順番に見ていきましょう
ビジネスに使えるZoomの便利機能１ ライセンス不要
ライセンスが必要なのはホスト＝Webミーティングの主催者だけですので、招待される側は、使用するデバイスにZoomのアプリをインストールするだけでWeb会議に参加できます。有料版にアップグレードするにしても代表者だけでよく、それだけ経費を節約できますし、社外の相手とWeb会議を行う場合も、ミーティングIDやURLを送るだけ、相手はそれを入力するかクリックするだけなので、余計な手間を取らせず気軽に高品質なウェブ会議をスタートできます。
取引先や営業先にも気軽に薦められる。またその相手も、実際に使ってみて使用感の良さから別の取引先に紹介する。良いものだからこそ飛躍的な速度で世界中に浸透したというのもうなずけます。
ビジネスに使えるZoomの便利機能2 多人数の会議もスムーズ
Zoomでは、参加者が複数、多人数であっても円滑にWeb会議を行えます。その点で先駆的サービスであるSkypeと一線を画しています。最大で1000人まで許容されます。画面分割なども自動で行われて面倒な設定を行う必要もありません。もちろん参加者が増えて画質や音質が落ちるということもありません。
複数の支店やサテライトオフィス、取引先を結んで担当者会議を行えるなど、ビジネスの拡大を考える上で非常に有効なツールと言えるでしょう。１つの場所に集まらなくて済む分、移動にかかるコストや時間を大幅に短縮できます。テレワークの鍵となるのがWeb会議で、Web会議を圧倒的なコストパフォーマンスで実現してくれるのがZoomということになります。
ビジネスに使えるZoomの便利機能3 画面共有で伝えられる情報量が拡大
Zoomではワンクリックで画面共有が可能で、資料やデータ、参考サイトを見ながら話を進める場合などとても便利です。ポインタで示すことで現在どのページのどの部分が話題になっているか全員がダイレクトに把握でき、会議の進行がスムーズに、かつ密度の高い情報共有が可能になります。
有料版限定ですがホワイトボード機能もあり、特にオンラインセミナーを行う場合などに強みを発揮します。また、オンラインセミナーについてはZoom Webinar(ズームウェビナー)という別プランも用意されており、こちらは最大10,000人の閲覧ユーザーに対応可能で大規模なセミナーを実施する際に有用です。
ビジネスに使えるZoomの便利機能4 自動保存機能
Zoomでは会議の内容をワンクリックで簡単にクラウド保存できます。会議録の作成や、会議の詳細を後日確認したい場合などに有効に使えますし、当日会議に参加できなかった人がキャッチアップするのにも非常に便利で説明する手間がはぶけます。
Zoomを使うのに必要なもの
Zoomは普段使いのPC、スマートフォン、タブレットにアプリをインストールするだけで利用できます。デバイスにカメラ、マイク、スピーカーが内蔵されていれば他は何も要りません。機器の調整も自動でやってくれるので、Skypeのように相手に操作方法を説明してどうにか開始までこぎつける、といった苦労もありません。
ただし多拠点で行う会議で、1つの拠点で複数人が参加するような場合は、PC内臓のカメラやマイクでは、全員が画面に入らない、離れたところにいる人の声が聞き取りづらい、などの問題が生じます。そういう場合は、カメラ、マイク、スピーカーを本体デバイスに接続させて使用する必要があります。PCにそれらの機器が内蔵されていない場合、または内蔵されているが性能がイマイチな場合も同様です。
必要となる周辺機器についても簡単に説明します。アマゾンやお近くの家電量販店で売っている汎用品で十分ですので、そろえられるのはそれほど大変ではありません。
Webカメラ
会議参加者の姿を撮影し、Web会議の画面上にリアルタイムで表示されます。個人用なら￥2,000のものでも十分使えます。PC内蔵のカメラより若干画質が良いくらいです。しかしビジネス利用を考えているなら、￥5,000円以上の価格帯のものをおすすめします。オートフォーカス機能がついていてピントが合うので、他の参加者から見て恥ずかしくないレベルと言えるでしょう。
さらに高品質なものを求めるなら、最高画質、ステレオマイク一体型など、￥10,000を越す価格のものもあります。ただしマイクと一体型のカメラの場合、参加者全員を撮るのに距離を空ける必要があり、そうなると音質に影響が出るため、単体のものの方が使い勝手が良いと感じます。
Web会議用スピーカーフォン
Zoomを使用するデバイスにマイクやスピーカーが内蔵されていなかったり、内蔵されているがスペック的に不満がある場合は、Web会議用のマイク&スピーカーを準備する必要があります。Zoomは独自の圧縮技術により大容量データも軽々送受信できますので、高品質なマイク&スピーカーを用意することでその分だけ高音質で快適な会議を行うことができます。カメラ以上に気を使うべきところと言えるでしょう。
１拠点での参加者が多い場合は、マイクとスピーカー一体型の集音範囲の広い高品質のスピーカーフォンを選び、参加者の中央にそれを置くことで、別々にそろえるよりコスパが上がる可能性があります。価格的には少なくとも￥20,000以上、できれば￥50,000円以上のものをおすすめします。ストレスのないクリアな音声でWeb会議を継続して行える、Zoomが無料でも使用できることもあり、そこに初期投資する価値は十分あります。
1人で参加する場合はヘッドセットの利用が便利です。聞き取りやすさ、伝えやすさ共に安定感があり、外部の音を遮断することで会議に対する集中力も上がります。
いずれの周辺機器もデバイス本体に接続すれば設定はすべてZoomが自動でやってくれますので、やることはシンプルに、買ってきて付ける、それだけです。
まとめ
Web会議をスムーズに行うことで、できることが増え、できないことが減り、テレワークの幅が格段に広がります。在宅勤務やクラウドワーカーの活用、また支店やサテライトオフィスの新設など、テレワークの比重を上げることで、ビジネスのスタイルを高コスパな方向へ進化させることもできるのではないでしょうか。
ペーパーレス化、セキュリティ対策、社員の勤務管理など、課題はまだまだありますが、Zoomや同種のサービスを利活用することで課題解決につながることでしょう。
