Office365とは?クラウド環境で利用するメリットと有効活用方法

Office365とは

Office365とは、クラウド版のOffice製品につけられたブランド名です。通常のパッケージ版として提供されているOfficeの場合、パソコンなどの端末にソフトをインストールする必要がありますが、Office365の場合はアプリをインストールするだけなので手間がかかりません。

Office365を契約した後は、アカウントにログインするだけでExcelやWord、OutlookなどのOfficeツールを利用できるのです。

Office2010は2020年の10月にサポートが終了するので、従業員規模が大きい企業や、テレワークなどで事務所に出社せず、自宅などで勤務している従業員が多い企業の場合は、クラウド版のOffice365の方が便利かもしれません。

ここからはOffice365の具体的なメリットを紹介しますので、参考にしてみてください。

Office365のメリット

では、Office365を利用する具体的なメリットを見ていきましょう。

初期費用を抑えられる

パッケージ版のOfficeは費用を一括で支払いますが、Office365は月額・年額単位で契約するサブスクリプション型です。また、ソフトを購入してパソコンにインストールする手間もないため、初期費用を抑えられます。

Office製品の入れ替えを検討するときに、パッケージ版であれば初期費用が大きくなることがありますが、Office365の場合は初期費用が小さいため手軽に導入できるのです。

ネット環境があればどこでも利用でき、スマホ・タブレットでも使える

Office365はクラウド版なので、ネット環境があれば自宅のパソコンなどでも利用できます。さらに、パッケージ版のOffice製品の場合は基本的にパソコンにインストールしますが、Office365ではネット環境さえあれば、スマホやタブレットでも利用できます。

外出中に仕事で利用するデータを確認したいときは、タブレットなどを使うと便利です。また、ファイルのデータはクラウド上に保存されているので共有も簡単です。

パッケージ版のExcelなどのファイルは複数人で同時に編集することはできません。Office365であれば、同じファイルにアクセスして同時編集することも可能です。

クラウドストレージである「OneDrive」を利用できる

Office365ではクラウドストレージであるOneDriveを利用でき、仕事などで使うファイルをクラウド環境に保存できます。容量は契約内容によって異なりますが、無制限なので必要に応じて容量を無駄なく追加していくことができます。

このOneDriveに保存したファイルは、権限を設定すればメンバー間で共有することができます。

スケジュールを共有できる

Office365で共有できるのは、OneDrive上のファイルだけではありません。Outlookのスケジュール帳を利用し、内容をメンバー間で共有できます。同じプロジェクトに参加しているメンバーのスケジュールを共有すれば、業務をスムーズに進められます。

このスケジュールのデータもクラウド上に保存されているため、ネット環境があればいつでもメンバーのスケジュールを確認できます。

有効活用したい「Office365」と「Microsoft Teams」

Office365はクラウド上でファイルやデータを共有するため、テレワークとの相性が良いです。特にテレワークで有効活用したい機能に「Microsoft Teams」があるので概要を紹介します。

チームごとにプロジェクトやファイルの管理ができる

「Microsoft Teams」は名前の通り、チームを作りプロジェクトを管理するツールです。メンバーをTeamsに招待し、参加することで特定のメンバー間でプロジェクトの進捗や業務に必要なファイルを共有・操作できます。

例えば、チーム内に新規でWordやExcelのファイルを作成すれば、メンバー間でファイルを共有できるだけでなく、複数人でアクセスして同時編集することもできます。

他にもチャット機能もあるので、Teamsを通してメンバー間でコミュニケーションを取れます。

ビデオ会議を使える

Teamsがテレワークで有効活用できる大きなポイントは、ビデオ会議を利用できることです。パソコンにカメラとマイクさえあれば、メンバーを招待してビデオ会議を使えるため、テレワークで働いているメンバーがいても、定例会議などを行いやすいです。

また、ビデオ会議を繋ぎながら共有しているファイルを編集すれば、プロジェクトで使用する資料作成なども捗るでしょう。

会議のスケジュールを簡単に設定できる

TeamsはOutlookの予定表と連携しています。この予定表を使えば、会議の予定と参加メンバーを入力するだけで、内容をメンバーに共有することができます。例えば、朝の定例会議などを予定表に入れて、メンバー間で共有・更新していれば、漏れなく会議を開催できるでしょう。

このようにMicrosoft Teamsを使えば、Office365をさらに有効活用できるのです。

まとめ

Office365はクラウド環境で業務を進めることができ、ソフトをパソコン内にインストールする必要もないので、初期費用を抑えられるメリットがあります。また、ネット環境があればWordやExcelなどのツールを使えて、メンバー間で共有・同時編集することも可能です。

2020年はOffice2010のサポートが終了するタイミングでもあるので、テレワークなどを活用している企業であれば、Office365に移行を検討するのがおすすめです。クラウド化にメリットを感じていれば是非、Office365を利用してみると良いでしょう。