テレカンとは?メリットとデメリットもあわせて紹介!

近年では本社から離れた遠隔地などでもスムーズに会議を行う「テレカン」が注目されています。以前から存在する概念でしたが、テレワークが普及し始めてからより関心度が高まっています。最適な会議の仕組みを検討するためにも、テレカンがどのようなものか把握しておくと良いでしょう。

そこで、今回はテレカンとはどのようなものか紹介します。

テレカンとは?

テレカンとは「teleconference(テレカンファレンス/遠隔会議)」「telephone conference(テレフォンカンファレンス/電話会議)」「television conference(テレビジョンカンファレンス/テレビ会議)」を指す言葉です。

ここからはそれぞれの言葉について紹介します。

teleconference(テレカンファレンス/遠隔会議)

3つの言葉の中で最も範囲が広い概念です。テレワークと同じように「tele(離れている)」という言葉が使われているため、遠隔地など離れた場所で会議すること全般を指します。

そのため、次の電話会議やテレビ会議なども含まれます。

telephone conference(テレフォンカンファレンス/電話会議)

テレカンで最も使われることが多いのが「telephone conference(テレフォンカンファレンス)」です。

名前の通り、電話を使った会議のことですが、映像を使わずに音声だけで行う「音声会議」も含まれます。複数の拠点で同時に会議を行えるので、今までは外資系企業やグローバル企業で利用されることが多かったです。

television conference(テレビジョンカンファレンス/テレビ会議)

テレカンは映像を使ったテレビ会議として使われるケースがあります。しかし、テレカンをテレビ会議として使うことはあまりありません。

このようにテレカンの定義はさまざまなので、社内などで使うときはどの意味を指すのか統一しておくことが大切です。

テレカンのメリット

テレカンは遠隔地など離れたメンバーと繋がり効果的に会議を行うことができるため、メリットが多いです。ここからは、電話会議として使われるテレカンのメリットについて紹介します。

導入が簡単で利用しやすい

テレカンは電話回線を利用して会議を行うシステムなので、どの企業でも導入しやすいのがメリットです。すでに利用している固定電話やスマホ・携帯電話などの電話回線があれば、あとは会議をスムーズに行う環境を整えれば完了します。

Web会議の場合は専用のシステムや機器を用意する必要があるので、テレカンの方が時間と費用をかけずに遠隔地でのコミュニケーションを行いやすくなります。

通信が安定している

テレカンはWeb会議のようにインターネット回線を使うのではなく、電話回線を利用します。そのため、電波が弱いなど通信環境が悪い場所でも音声を気にせずに行えるので、スムーズなコミュニケーションが可能です。

ITの知識がなくても扱いやすい

テレカンは固定電話・スマホ・携帯電話などを使って会議を行います。そのため、ITの知識がない方でも扱いやすいでしょう。テレワークなどを採用し、Web会議を行おうとした場合、従業員に教育を行う必要があります。

このとき、ITの知識に疎い方がいると手間がかかってしまうでしょう。そこで、テレカンであれば電話を利用する要領で利用できるため扱いやすいのです。

テレカンのデメリット

テレカンはメリットが多いので、採用する企業は多いですがデメリットもあるので注意しましょう。

まず、通話料金が発生する点です。インターネット回線を利用するWeb会議と異なり、電話回線を利用するので、通話時間に応じて通話料が発生してしまいます。導入は簡単ですが、テレカンの頻度が多くなるとその分費用面の負担が大きくなるので注意が必要です。

2点目は、音声だけのやり取りになるため相手の顔が見えないことです。また資料のやり取りもできないため、Web会議と比較するとコミュニケーションを取りにくいといえるでしょう。

そのため、テレカンを利用するときは付き合いが長い顧客や社内のメンバーだけに限定するなどの対策が必要です。

テレカンの実施方法

テレカンは電話機だけを揃えるだけでは利用できないため、テレカンに対応したシステムを導入する必要があります。このシステムを利用することで、1対1の通話ではなく複数人を交えた会議を行うことが可能です。

またシステムや利用するスピーカーやマイクなどによって音質などが変わるので、専門的な機器を利用することもおすすめです。

まとめ

テレカンとはさまざまな意味がある言葉ですが、一般的には電話会議として使われることが多いです。テレカンには気軽に導入できる点や通信が安定している点など、メリットが多いです。

ただし、通話時間に応じて通話料が発生するので注意してください。テレカンについて知り、自社にあった仕組みで会議を行うようにしましょう。

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