Web会議とは?概要やメリット・デメリットを解説!

テレワークなどを導入する企業が増えており、自宅などでも手軽に会議へ参加できる「Web会議」が注目されています。Web会議を有効活用するためにも、どのようなものか概要を把握し、メリットとデメリットを押さえておくと良いでしょう。

そこで、今回はWeb会議について紹介していきます。

Web会議とは?

Web会議とは、名前の通りWeb環境上で行う会議のことです。パソコンやスマホなどの端末同士で音声と映像を繋げることで、遠隔地でも現地で集まっているときと同じ感覚で会議を行えます。

近年では、少人数であれば無料で会議を行えるシステムが多くなっており、離れた場所のメンバーと気軽に会議を行えるようになっています。

Web会議システムの代表的な機能

Web会議を行うためには、専用のWeb会議システムを利用する必要があります。必要最低限の機能を持つものであれば無料で利用できますが、充実した機能を持つシステムだと費用がかかります。まずは、Web会議システムにはどのような機能があるのか紹介します。

画面共有機能

Web会議では、パソコンやスマホなどで接続して会議を行います。画面共有機能とは、会議に参加しているメンバーの画面を、他のメンバーに共有することができます。資料を閲覧するだけでなく、システムやアプリケーションなど業務に必要なものの操作方法のレクチャーにも適しているでしょう。

ホワイトボード機能

Web会議システムでは、実際の会議で使うようなホワイトボードと同様に思いついた内容や決まったことなどをメモして共有できるホワイトボード機能があります。

このホワイトボード機能は画面で共有しながら、メンバーが書き込んだことがリアルタイムに反映されるため、メモを残しやすいです。また、言葉や文字では伝えにくい情報を視覚化して分かりやすく伝えることも可能です。

録音・録画機能

Web会議システムの中には、オンライン上の会議のやり取りを録音したり、録画できたりするものがあります。会議の内容を録画できれば、議事録などを作成する手間が省けたり、会議に出席していないメンバーへの共有をしやすくなったりするでしょう。

Web会議のメリット

Web会議を有意義に行うためには、Web会議を行うメリットを把握しておくことが大切です。では、Web会議にはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

出張費などの経費削減

Web会議を円滑に行えるようになれば、会議のために出社する必要がなくなります。例えば、全国に拠点がある企業では、月に1回、年に1回など重役が本社に集まり会議を行うことがあります。

このような遠方から本社に集まって会議を行う場合、移動に費用がかかるでしょう。Web会議を行えば交通費などの費用を削減できるでしょう。また、画面共有や電子データの資料を共有することで、紙の資料は不要になります。紙の費用や印刷にかかるインク代などの経費も削減できるのです。

業務効率化

Web会議を行うことで移動に関する交通費などを削減できるだけでなく、移動する時間も省略可能です。また、Web会議はパソコンなどの端末とWeb会議システム、インターネットの環境があればどこでも繋がることができます。

場所の制約がなくなり時間の都合もつけやすくなることから、迅速に会議を行えるので業務効率化に繋がります。

Web会議のデメリット

ここまでのようにWeb会議にはメリットが多くあり、導入する企業が増えています。実際にテレワークで業務をしているメンバーがいる企業であれば、Web会議を行える体制を整えるのが良いでしょう。

ただし、Web会議にもデメリットがあるので注意が必要です。ここからはWeb会議のデメリットについて紹介します。

通信環境によって途中で切断する可能性がある

Web会議はインターネット環境下で行う会議なので、インターネットの通信環境に大きく左右されます。例えば、電波が悪いときや、容量が大きいファイルのやり取りを行っているときは、映像や音声が途切れたり遅れたりする可能性があります。

そのため、会議をしていても返事が遅かったり、声が重なったりなどコミュニケーションを行いにくいと感じることがあるでしょう。

端末とシステムを用意する必要がある

自宅などからWeb会議に参加するためには、パソコンなどの端末にWeb会議システムのアプリをインストールする必要があります。しかし、テレワークで業務に参加するメンバーがパソコンなどの操作に疎い場合、導入に手間を取るでしょう。

また、自宅にある端末が古いモデルなどを使っていると、インストールに時間がかかったり、処理が遅くてスムーズに会議を行えないこともあります。充実したWeb会議を行うためには設備を整える必要があるので注意が必要です。

まとめ

Web会議は遠隔地にいるメンバーと気軽に繋がり会議を行えます。業務の効率化・経費削減などメリットが多いため、今後も導入する企業は増えていくでしょう。

ただし、Web会議にもデメリットもあるので環境を整える際には注意しましょう。Web会議を有効活用して、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。