テレワークを効率化する便利なツールとは?タイプごとの特徴や導入のポイントを解説

テレワークに使える便利なツールについて解説した記事内のイメージ画像です。

テレワークにはツールの活用が欠かせない

テレワークとは、職場ではない場所で仕事をする手法のことです。

参考:テレワークとは?基本的な内容と現状を解説

パソコンなどの通信機器を用いるテレワークは、時間と場所を選ばずに働ける次世代の労働スタイルとして注目を集めています。
今後は会社に出社するばかりではなく、テレワークで自由に働く形が主流になることも考えられるでしょう。

そんな魅力のあるテレワークですが、仕事として機能させるには専用のツールの導入が必要になってきます。
パソコンやスマホによる基本通信だけでも不可能ではありませんが、効率やストレスの面を考えるとツールの利用は欠かせないと言えるでしょう。
テレワークを始める際には、まずツールを導入することを前提に計画を進めるのがポイントです。

テレワークのツールにはどのようなタイプがあるか

テレワークのツールには、いくつかの種類・タイプが考えられます。
どのようなツールが存在し、導入することでどういったメリットが得られるのかを知ることは、テレワークの魅力を引き出すことにつながるでしょう。
ここでは、ツールをタイプ別に解説し、その必要性についてチェックしていきます。

リモートで仕事をするためのアクセスツール

テレワークでは、仕事で使うデータに外部からアクセスするツールが必要となります。
会社のパソコンやデータを外部に持ち出すことはセキュリティの懸念があり、テレワークでは禁止されるケースが多いです。
そのためデータを安全に管理しつつ、そこに外部からアクセスするためのツールの存在が重要となります。

リモートアクセスツールには、
・遠隔操作でパソコンの画面を転送するタイプ
・VPN方式で社内のネットワークに接続するタイプ
・クラウドを利用してデータを共有するタイプ
といった、さまざまな種類があるのが特徴です。

既存の環境や仕事内容に合わせて、スタイルを選択できるのです。
たとえばサーバやネットワーク機器の新規導入が不要な「TeamViewer」、簡易的にブラウザからアクセスできる「Chromeリモートデスクトップ」デスクトップ画面を簡単に呼び出せる「MagicConnect」など、さまざまなアクセスツールが出ています。
種類ごとに安全性やコストに違いが出てくるので、まずは試験的にいくつかのアクセスツールを導入していくことがおすすめです。

Web上でのコミュニケーションツール

Web上で直接顔を合わせられるコミュニケーションツールも、テレワークに欠かせないものとなっています。
コミュニケーションツールは電話連絡では担えない複数人での会議などもカバーしてくれるので、チームとしての連携を高めることに役立ってくれるのです。
テレワークは基本的に個人での仕事になりますが、チームとしての動きもまた重要になります。
意思疎通や話し合いが行えるコミュニケーションツールも、忘れずに導入することをおすすめします。

たとえばテレビでも話題の「Zoom」、Microsoft Teamsとの連携が行える「Skype」、チャットツールとしても使いやすい「Slack」「ChatWork」などがあります。

参考:Zoomとは 人気の理由は手軽さとビジネスユースに特化した5つの便利機能

参考:ChatWork(チャットワーク)の使い方 初めてでもすぐに始められる

コミュニケーションツール選びのポイントとしては、「何人まで同時に接続できるのか」といった点です。
チームの人数や最低限会議に必要な人員を考慮して、利用するツールを選択するといいでしょう。

プロジェクトの管理ツール

テレワークでは、個人の労働時間やプロジェクトの進行を管理するツールも必要となります。
誰が何を担当していて、進捗がどうなっているのかをまとめて管理するツールがなければ、効率的な仕事の進行は難しくなるでしょう。
オンラインでリアルタイムに管理できるツールが多いので、そのときの状況を正確に把握することも可能です。
実際に従業員が稼働しているかどうかを確認する術にもなるため、管理ツールの導入もおすすめされます。

具体的にはマイルストーンの作成やファイル共有が行える「Backlog」、大容量のファイル送信などにも対応できる「Dropbox Busines」、直感的な操作性が売りの「Asana」などが人気ツールとなっています。

紙資料をデジタル化するツール

テレワークでの作業は最終的にオンラインを経由する必要があるため、紙の資料をデジタル化するツールも必要になってきます。
スキャンしたデータを取り扱うツールや、スマホで直接資料を撮影してpdf化するツールなどを用いて、ペーパーレスを進めるのもポイントです。

デジタル化ツールとしては「Teachme Biz」や「Handbook」などが使えますが、紙媒体のpdf化だけであればiPhoneの標準メモアプリなどでも簡単に行えます。
とりあえず早急に必要な資料だけ、スマホからデジタル化することもおすすめです。

紙資料をデジタル化できれば、テレワーク中でもチームメンバーとネットを介して情報を共有しやすくなります。
徐々に必要な資料をデータ化して、テレワークで利用できる情報源を確立することも考えましょう。

テレワークでツールを利用する際のポイント

テレワークで専用のツールを利用する際には、いくつかポイントを把握しておくことをおすすめします。
これからテレワークを導入するのなら、下記のポイントも覚えておいてください。

いきなり多くのツールを導入しすぎない

テレワークに使えるツールはたくさんありますが、いきなり全てを導入しすぎると使いこなすのが難しくなります。
そのためまずは必要なツールを厳選して、少しずつ利用する数を増やしていくのがポイントです。

テレワーク中はスムーズに連携が取れないことも多いため、トラブルの原因を把握するのが難しかったり、対処に時間がかかったりする可能性があります。
同時期に導入したツールの数が多くなるほどに、そういったリスクは高くなってしまうでしょう。
ツールごとに使い方に慣れてから、徐々にテレワークで使う範囲を広げていくのがおすすめです。

必要に応じて入れ替えも検討

テレワークで使えるツールにはさまざまな種類があるので、ものによっては利用環境に合わないことも考えられます。
そのため必要に応じて、臨機応変に導入ツールを入れ替えていくこともポイントになります。
いろいろな種類を試してみることは、よりフィットしたツールを見つけるきっかけになるでしょう。

コツとしては、まずは無料ツールやお得な試験期間を活用して、テレワークに何を求めるのかを明確にします。
必要な機能や便利なシステムを理解した上で、導入するツールを選んでいくといいでしょう。

まとめ:テレワークを快適にするにはツールの導入がポイント!

テレワークによる働き方は、これからどんどんポピュラーなものになっていくと予想できます。
これまでと同じ環境では快適なテレワークが難しいことも考えられるため、ぜひこの機会に便利なツールの導入を検討してみてください。

テレワークの広い範囲への普及は始まったばかりですので、これからもっと便利なツールが登場してくる可能性もあります。
新しいツールにもアンテナを張り、より快適なテレワーク環境を作れるよう改善を続けましょう。